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Quando parliamo di fatturazione elettronica ci riferiamo a un moderno sistema digitale con cui è possibile emettere, trasmettere e conservare le varie fatture, una modalità innovativa che permette di abbandonare per sempre il vecchio supporto cartaceo, con notevole risparmio in termini di costi di trasporti, stampa, spedizione, conservazione, a favore di una maggiore efficienza tecnica.
Il sistema nel tempo è stato testato con le pubbliche amministrazioni, ottenendo ottimi risultati e passando quindi da alcuni anni al livello successivo, coinvolgendo i privati. La norma finanziaria a tal riguardo ha ottenuto l’approvazione il 30 novembre 2017 in Senato, rendendo la fatturazione elettronica obbligatoria tra privati a partire dal 1 gennaio 2019, con un anticipo di dato obbligo nel caso di alcune casistiche specifiche.
I vantaggi che questa metodologia di fatturazione comporta possono essere riassunti in due punti specifici, ovvero nella possibilità di generare risparmi derivanti da un aumento dell’efficienza globale dei controlli legati all’evasione fiscale con una conseguente migliore gestione dei fondi della spesa pubblica, e nella dematerializzazione dei processi delle imprese, puntando a un incremento della competitività delle stesse a livello europeo. È utile sottolineare come il processo sia comunque fondamentale andando verso la digitalizzazione completa di tutte le imprese moderne, che presto vedranno i loro beni e servizi legati indissolubilmente alle nuove tecnologie.
Per spiegare al meglio come funzionerà il nuovo processo è utile distinguere due tipe di fatture, quelle emesse verso un’impresa e quelle rivolte alle PA, le Pubbliche Amministrazioni. Dal 2015 quelle legate a queste ultime sono tutte elettroniche, come previsto dalla legge. Il linguaggio che le contraddistingue è standardizzato, firmate digitalmente, da conservare per fini fiscali, il tutto in formato XML, ovvero Extensible Markup Language. Il tutto avviene in maniera quasi immediata, ed eventuali criticità possono essere riconosciute subito. La firma digitale sulle fatture permette di garantire l’autenticità dell’origine e dell’integrità dei documenti, e la conservazione digitale a norma è un processo che prevede una seconda firma con marca temporale sull’archivio temporaneo delle fatture, per bloccarne il contenuto per i dieci anni previsti dalla norma.
Le fatture tra imprese, o fattureB2B, possono differenziarsi in tre maniere. La prima versione prevede un’assoluta analogia con le precedenti delle PA; la seconda indica quelle inviate via EDI, prive di firma ma comunque strutturate e conservate a norma; la terza è legata alle non cartacee, non necessariamente firmate e legate a un formato specifico.
Per poter godere dei benefici per cui le fatture elettroniche sono state ideate è opportuno che siano realizzate in maniera tale da essere elaborabili dai sistemi informativi.